Leda och driva utan att vara formell chef

Det är uppenbart att ledare/chefer har någon form av resultatansvar både för sitt eget och andras arbete. Men de flesta som arbetar har resultatansvar eller uppgiften att förmå andra att utföra arbete utan att vara chef med personalansvar. De behöver också få jobbet gjort utan att ha tillgång till chefens verktygslåda (utvecklingssamtal, lönesättning, möjlighet att beordra arbete, fördela arbetsuppgifter etc.).

Några exempel är projektledare, arbetslagsledare i skolan, samordnare, administratörer osv.

Utmaningen är att de har någon form av förväntan på sig att de ska få uppgifter utförda som kräver att andra involverar sig och utför ett kvalitativt arbete. Så hur går det till?

I den bästa av världar så är alla som behöver involvera sig engagerade i uppgiften och tycker den är så viktig att de låter den ta plats i sin ofta ganska fulla agenda. Men även om de vill engagera sig så är det inte självklart eftersom de flesta som har ett arbete har många saker att göra.

För några år sedan hittade jag den här listan på varför människor inte lever upp till förväntningarna:

  1. De vet inte VAD de förväntas göra
  2. De vet inte VARFÖR de ska göra det de förväntas göra
  3. De vet inte HUR de ska göra det de förväntas göra
  4. De tror att det föreslagna sättet inte fungerar eller att deras eget sätt att arbeta är bättre
  5. De tror att andra uppgifter är viktigare
  6. De tror att de presterar tillfredsställande
  7. Det lönar sig att underprestera
  8. Ett bra arbete känns som en bestraffning
  9. Det lönar sig inte att göra ett bra jobb
  10. Det blir inga konsekvenser av en dålig prestation

De flesta kan nog föreställa sig hur en grinig chef skulle agera för varje av dessa. Men hur kan du göra för att det ska hända om du varken är grinig eller chef?

Först och främst finns det en uppdelning två områden av aktiviteterna som ligger på en chef/ledare. Det första området kallar vi Leda och det andra Driva. Leda handlar om riktning, samsyn och engagemang, Driva handlar om planera, genomföra och följa upp.

Det finns också ett naturligt flöde mellan leda och driva. Det är svårt att driva något om leda inte är på plats först. Om riktningen är oklar, om det inte finns en gemensam förståelse för uppgiften och vad som är kvalitet i genomförandet eller om engagemanget brister (det känns inte meningsfullt) så är det knappast en lösning att göra en bra plan som tvingas igenom.

I listan ovan så skulle jag vilja koppla 1 – 4 till ledaaktiviteter medan 5 – 10 är drivaaktiviteter. Om de första fyra inte är på plats kommer de som ska få jobbet gjort knappast att anstränga sig.

Oavsett om du är chef eller inte så gäller denna ordning om du vill ha en långsiktigt hållbar verksamhet. Det går naturligtvis att piska igenom något kortsiktigt men det lär knappast bidra till medarbetarnas engagemang över tid.

Så vilken roll du än har så behöver du kunna skapa en gemensam förståelse med dina kollegor om Vad som ska hända och Varför det är meningsfullt. Om du sedan involverar gruppen i Hur det ska gå till så ökar dina chanser att få jobbet gjort på ett bra sätt.

Flera av punkterna på listan är intressanta ur olika perspektiv.

  • 6 handlar om feedback. Och det är klart att om jag tror jag gör ett bra jobb och ingen säger något är det troligt att jag fortsätter på samma sätt. Alla kan ge feedback. De behöver man inte vara chef för att göra.
  • 7 – 10 handlar om konsekvenser och det är en av de viktigaste drivkrafterna. De flesta tycker nog att det är en bra idé att rädda världen men det är vardagen som tar större plats i deras medvetande. Om det inte får några effekter om jag gör ett bra eller dåligt jobb så är risken stor att jag gör det som passar mig snarare än det som är viktigt för någon annan. Här ligger en utmaning om du ska få andra att prestera utan att vara deras chef. Hur bygger jag upp en situation där det är OK att ge feedback till kollegor? Ofta är det en bra start att börja med det som fungerar bra och sedan på sikt jobba mot att ge återkoppling på sådant som skulle kunna utföras bättre.

Så oavsett om de är chef eller inte så behöver du skapa en gemensam förståelse för uppgiften, involvera dem i hur den ska utföras och sedan ge återkoppling på utfört arbete. Det är varken svårare eller enklare än så.