Ska vi göra detta också?!

Vi har väl alla varit i situationen att nya arbetsuppgifter kommer till oss. Källan för dessa kan vara närmaste chef men lika ofta ändrade förutsättningar längre bort i organisationen (eller högre upp).

Enligt en rapport från McKinsey i somras lägger vi ca 60 % av vår arbetstid (om vi arbetar på kontor) på att läsa och svara på epost, leta efter information och att kommunicera eller samverka med kollegor. Enligt rapporten finns det ”trillioner dollar” att spara genom att använda sociala medier internt i verksamheter. Vinsterna ligger i att förbättra sättet att kommunicera och samerbeta.

Även om man inte kan räkna med att spara gigantiska summor pengar i alla verksamhet så finns det alla anledning för de flesta arbetsplatser att tänka igenom HUR vi arbetar. Vi har en tendens att addera uppgifter och fortsätta att göra allt annat också.

När vi pratar med medarbetare hos våra kunder så är de flesta överens om att man också måste välja bort gammalt för att kunna få rum med nya aktiviteter. Men det verkar vara ett oöverstigligt steg att faktiskt sluta göra det vi känner oss bekväma med.

Från skolans värd finns det forskning som visar att det mesta som sker har någon form av effekt på elevens lärande men att det ofta finns sätt att göra som har betydligt bättre effekt. Skillnaden mellan effektiva och halvdana läraktiviteter är ca 25 % mer lärande för eleven. Som förälder är det ganska enkelt att säga vilken av dessa två man är intresserad av.

Även om siffrorna inte är direkt överförbara till andra sammanhang så är det troligt att motsvarande gäller: olika sätt att arbete ger olika effekt.

Så hur utvärderar vi effekt och väljer aktiviteter som ger bättre effekt? Och hur väljer vi bort aktiviteter som tar tid men inte ger tillräckligt bra effekt? Den enda väg vi har upptäckt är att de som utför arbetet på ett eller annat sätt tar sig en funderar på hur de arbetar och vilket resultat det ger. Och det är har jag skulle vilja se mycket mer ”nya medier”. Att lägga till ytterligare ett möte i agendan för att prata om HUR vi gör det vi gör skulle bara minska tiden till arbete. Den här typen av samtal kan ta lite tid och kräver eftertanke och där fungerar sociala mediers dialogform utomordentligt bra. Du skriver, jag läser, jag tänker, jag skriver, Nisse läser, du och Nisse tänker osv. Dessutom så kan samtalet pågå när det finns utrymme i den enskilde personens kalender och ingen behöver ta plats i någon annans tidsplanering.

Den stora utmaningen är att få dialogen att gå. Trots att de flesta är duktiga på att använda moderna sociala medier för sina privata angelägenheter så är det inte alls lätt att använda samma verktyg för dialoger relaterade till arbetet. Vad detta beror på har jag inga fakta på ännu men här är några hypoteser:

Privat får det sällan några svårare konsekvenser om jag ”tänker högt”. Om det gäller jobbet måste jag vakta min tunga för jag vet inte vart det leder att uttala en åsikt. Det kan uppfattas som att jag inte ”kan” det jag borde kunna. Utbytet när jag Twittrar privat känns meningsfullt medan motsvarande aktivitet om jobbet med mina kollegor upplevs som allt annat än meningsfullt.

Det skulle vara spännande att få fler synpunkter på denna fråga.