Du kan spara 75 % av tiden för medarbetarsamtalen med hjälp av nya former

68 chefer har svarat på en enkät via vår hemsida om hur mycket tid de lägger på medarbetarsamtal i dag. De skulle kunna spara i snitt 38 timmar per år genom att gå ifrån den gamla sortens individuella medarbetarsamtal och i stället genomföra medarbetarsamtalen i grupp. De som sparade mest tid uppskattade att det handlade om ca 100 timmar per år som de i stället kunde lägga på aktiveter som att stötta enskilda eller grupper i deras utveckling. 

Sedan ett år tillbaka arbetar ett antal myndigheter med vårt verktyg för medarbetardialog i grupp – Team Alignment Indicator TAI. De hade tröttnat på statistik i staplar och långa processer och ville i stället fokusera på det som de upplevde gav något – dialogen.

”Vi är varandras arbetsmiljö och ansvaret för den kan vi inte delegera till någon annan med hjälp av att svara på enkäter” var en personalchefs sammanfattning av varför de letade efter nya former. Ett annat citat från en HR-chef vi träffade är ”vi undrar om det sätt vi jobbar i dag verkligen är modernt”. Det hon syftade på var att lägga mycket pengar och tid på något som de flesta upplevde gav begränsad effekt. ”Nu har vi fått samma svar i ganska många år och oavsett vad vi gör så ändras inte siffrorna nämnvärt. Det måste finnas andra sätt att arbeta som faktiskt leder till något.”

TAI bygger på modern teori om att leda och driva utveckling samt beprövad erfarenhet från att ha arbetat med drygt 5 000 personer i skolan de senaste sex åren. En hörnpelare i arbetet är att ansvaret för både den sociala och den organisatoriska arbetsmiljön (enligt definitionen i AFS 2015:4 som börjar gälla 31/3 2016) vilar på de personer som faktiskt kan göra något konkret åt den – kollegorna i gruppen. Hur vi väljer att arbeta när vi löser vår uppgift har stor påverkan på vår upplevelse av arbetsmiljön och TAI gör det enkelt för kollegorna att prata om det som har betydelse.

Den feedback vi fått från de som gått över till medarbetarsamtal i grupp är att trycket lättar för cheferna eftersom det tar mindre tid och kvaliteten ökar för medarbetarna eftersom de får chansen att prata ihop sig om vad som fungerar och varför. Det som inte fungerar som man vill gör gruppen något åt tillsammans. Självinsikten som uppstår i dialogen genom att kollegorna tillsammans analyserar sitt sätt att arbeta leder till hög delaktighet och känsla av ansvar för situationen.

Från att har börjat arbeta med grupper baserat på organisationsschemat har våra kunder gått vidare till projektgrupper, ämnesgrupper och ledningsgrupper. Det har visat sig att TAI fungerar bra för alla grupper som har en gemensam uppgift och ett krav på gruppen att skapa resultat tillsammans.